Managementondersteuner

Functieomschrijving

Help jij managers met het organiseren van hun werk en werk je graag in een team? Lees dan verder! 

Als managementondersteuner van het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ben jij het eerste aanspreekpunt voor jouw teammanager(s) en afdelingsmanager. Dankzij jou kunnen zij zich richten op de kern van hun werk: het helpen van Groningers met aardbevingsschade. Bij het IMG werk je in een open en fijne omgeving met veel ruimte voor uitdaging, waar we elke dag zoeken naar wat er nog beter kan. 

Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt de managers op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak. Je leest mee in hun mail, houdt overzicht over de prioriteiten, en pakt zelf berichten op die je direct kunt afhandelen. Vergaderingen plannen? Deadlines bewaken? Dat doe jij met gemak. En als er nieuwe collega’s beginnen, zorg jij dat hun laptops, telefoons en accounts op tijd klaarstaan. Kortom: jouw organisatietalent krijgt hier alle ruimte.

Je maakt deel uit van een gezellig team van managementondersteuners die graag samenwerken. Vanuit dit team werk je zelfstandig voor jouw eigen afdeling. In jouw geval is dat de afdeling Bestuurlijk en juridische zaken en schadeafhandeling (BJZS). De afdeling BJZS is het kenniscentrum voor alle inhoudelijke, juridische en bestuurlijke aspecten waarmee het IMG te maken heeft. Zij handelen de schadeaanvragen juridisch af en zorgen dat het bestuur van de juiste adviezen wordt voorzien. De afdeling bestaat uit zes teams en telt ongeveer 250 medewerkers.

Als managementondersteuners staan jullie altijd voor elkaar klaar, ook als er vervanging nodig is. Samen houden jullie de boel draaiende en zorgen jullie dat de managers hun werk optimaal kunnen doen. En dat draagt bij aan een positieve sfeer én aan het hoofddoel van het IMG: mensen met aardbevingsschade helpen.

De voordelen voor jou? 

• Breed takenpakket waarbij er ruimte is om er jouw persoonlijke draai aan te geven.
• Een team van collega’s met wie je veel samenwerkt.
• Maatschappelijk toegevoegde waarde omdat door jouw inzet de focus blijft liggen op het helpen van mensen met aardbevingsschade.

Functie-eisen

Als managementondersteuner houd je overzicht en werk je samen. Regelmatig hoor en zie je dingen die je niet altijd overal kunt delen. Organisatiesensitiviteit en integriteit zijn voor deze functie dan ook belangrijke competenties. Tegelijkertijd is het IMG in beweging en kunnen afdelingen veranderen. Dat vraagt om flexibiliteit en een pragmatische insteek. We zoeken mensen die elke dag beter willen worden in hun vak. Jij bent het type die zegt: “Ik heb nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan”. Regelmatig verbaas je jouw managers als zij iets vragen met de opmerking “Had ik al aan gedacht en is al geregeld!”. Dat lukt je omdat je snapt wat er moet gebeuren en weet wat managers nodig hebben.

Verder vragen we van jou:

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Werkervaring als managementondersteuner of de ambitie om managementondersteuner te worden.
• Een goede beheersing van Office-programma’s als Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.